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テレワーク を実践する上で サイボウズ に学ぶ

テレワークは緊急処置でなく必要な手段 サイボウズに学ぶ

 昨日から、多くの企業が在宅を基本とした勤務体系となり、不慣れな企業も少なくないだろう。そんな中 サイボウズ の テレワーク の取り組みに注目し、今に相応しい環境は必ずしも過去のやり方とは違うことを実感した。変化に対して、柔軟な企業がいかに重要かに気づかされる。

サイボウズは、テレワークは緊急処置でなく必要な手段に変えていた

 以下、抜粋ではあるが、簡単にまとめてみた。

 思うに、テレワークを導入して、やはり人間の集まりである以上、一人ひとりのモチベーションを高めつつ、それが機能するルールを作り、運用していかなければならないことが伺え、それを乗り越える工夫の跡が見られる。本日から導入する企業においては、それを踏まえて、行動すると良いのではないか。 

 最初に彼らがテレワークを導入したのは、2010年の8月である。「上長の承認を得れば、月4回まで在宅勤務できる」というルールを3ヶ月間、全社員を対象に試験導入。

試験導入では、ルールと人のモチベーションのバランスが課題

 試験導入にあたっては、「成果の判断」「勤務時間や働き方の管理」「コミュニケーションコストの増加」「情報漏洩のリスク」「モラルの低下」など、案の定、業務効率の低下が懸念として上がった。そこで、これらを低下させない前提でスタート。その後、延べ19人が在宅勤務を行ったタイミングで、中間評価を実施したという。その結果が下記だ。

  • 一部の業務に制限は出たものの、成果物の品質は総じて低下していない
  • ただし、相手の状況がすぐに分からないためにお互いがストレスを感じるケースがある

 この結果から、Webカメラの貸出やスケジュールの共有方法の統一を進める等を課題としてあげ、当時は「在宅勤務を終了後、勤務時間と業務内容を報告する」というルールを実施したという。

 すると、今度は「結果報告が分かりやすい資料作成しかできないのではないか」「結果が目に見えにくい”考える仕事”はあまり在宅勤務に向いてないのではないか」と、窮屈さを感じる社員もいたという。

東日本大震災の発生で、原則在宅勤務に

 そんな中で、思いがけず、2011年3月:東日本大震災が発生、出社に不安を感じる社員が続出し「原則的に在宅勤務」となり、東京オフィスでは在宅勤務の一時原則化を決定する。
 また時を同じくしこの頃、経理部では決算に向けた業務が行われていた。こればかりは、「在宅勤務では難しい業務」と経理部のメンバーも考えていたようだが、必要なシステムに自宅から安全に接続して作業できるよう、情報システム部が主導で対策。予定通りの適時開示を行うことができたというのだ。

 その後も、長期的に生産性を維持向上できる働き方の検討を進め、働きたい時間と場所を9分類の中から選ぶ「選択型人事制度」が始めたという。

 思うに、もうこの辺の動きから見ると、必要性に追われて、テレワークをしているのではなく、実は働き方の工夫によって、率先してテレワークなどを活用して、生産性の高い動きをすることができるようになっていることに気づかされるのだ。

上司に申し出れば突発的な在宅勤務も可能に

 そして、サイボウズは、徐々に、ふだん在宅勤務をする働き方ではない人も、上司に申し出れば突発的な在宅勤務ができる「ウルトラワーク制度」を試験的に導入し、本運用に向けての検討を始めた。

 2013年2月には「働く場所・時間を一時変更する場合は、前日18時までに」としていたウルトラワーク制度のルールを変更。子供の熱などで当日突発的にテレワークをするケースが増えたため、当日の申請を可能としたのだ。

 そして、今からちょうど2年前、100人100通りの働き方を宣言する「働き方宣言制度」が始まり、「午前中は常に在宅勤務をします」「水曜日は在宅勤務をします」といった希望の働き方を社員に宣言してもらうこととなる。つまり、突発的にテレワークをする場合は上長に承認してもらう形で現在は在宅勤務制度を運用しているのだという。

 この話を見るに、今の時代のテクノロジーなどを踏まえれば、働くことは既存の考え方でとらわれることなく、きちんとした仕組みを作れば、自由な発想で、生産性の高い動きへと変えていける可能性がある、ということなのではないか。

 僕らは固定概念にとらわれていないだろうか。こういうタイミングだからこそ、勿論、過去からずっとやってきたことに一定の敬意を見せながらも、見直す必要性があるのかもしれない。それはまずその第一歩を踏み出すことであり、失敗や課題があるのは当然で、それのアラを探しても仕方がない。それを改善していくなかで、今に相応しい生産性の高い仕事ができるのではないかと思った。ピンチはピンチではなく、チャンスなのだと思うのだ。

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